A importância da gestão por processos e da visão sistêmica para o sucesso dos negócios

Vencer a burocracia é um dos maiores desafios dos empreendimentos na atualidade. Felizmente, conceitos como gestão por processos e visão sistêmica, aliados às constantes inovações tecnológicas, proporcionam excelentes oportunidades para os negócios obterem sucesso.

“Não existe um produto ou um serviço oferecido por uma empresa sem um processo empresarial. Da mesma forma, não faz sentido existir um processo empresarial que não ofereça um produto ou um serviço”, afirma José Ernesto Lima Gonçalves, no seu artigo As empresas são grandes coleções de processos, publicado na Revista de Administração de Empresas (São Paulo: FGV. jan/mar.2000)

Em sua obra Administração de processos: conceitos, metodologia, práticas (2013), o autor Djalma Pinho R. Oliveira afirma que os diversos processos administrativos, especialmente os de amplitude global, devem estar “perfeitamente interligados”. Caso contrário, o empreendimento terá custos e trabalhos extras desnecessários como consequências.

O termo processo é definido por Oliveira como um conjunto estruturado em atividades sequenciais bem definidas e organizadas logicamente entre si, que visam a atender necessidades e a expectativas dos clientes externos ou internos da organização.

Seguindo essa definição de Oliveira, destaco que é fundamental que esses processos tenham propósitos claros e bem definidos.

A gestão por processos significa o gerenciamento da empresa focado nos processos, considerando a interação entre eles e com o ambiente, o ecossistema.

Você conhece alguém que reclama dos processos em ambientes de trabalho que ninguém sabe por que motivo são realizados? Ou que não sabe quem irá avaliar o resultado final? Isso é muito comum especialmente na criação de apresentações e de relatórios.

Olhe para as redes sociais. É muito comum ver alguém reclamando de seu emprego, de seu chefe, de decisões de governos em todas as esferas. Na maioria das vezes, os principais motivos das reclamações são os mesmos: falta de clareza nos processos e falta de propósito das ações e falta de compreensão e da visão do todo.

No contexto de empresas e instituições públicas, privadas ou do terceiro setor, a gestão por processos deve considerar a integração dos sistemas, cujas propriedades são do todo, e não de partes isoladas.

Isso significa que cada setor deve conversar com o outro. Cada liderança empresarial deve conectar a inteligência gerada em cada departamento do negócio ou da instituição. Caso contrário, o isolamento entre agentes do próprio ecossistema irá contribuir para falhas na gestão por processos e, consequentemente, o negócio correrá sérios riscos.

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É fundamental que as organizações se entendam como sistemas abertos, conheçam as variáveis do ambiente, suas influências e como podem influenciar os resultados das decisões em todos os níveis. Quaisquer que sejam as ações que se pretenda levar a efeito nas organizações devem ter presentes a visão sistêmica.

Não se pode focar na ocorrência do processo em uma área e ignorar as influências recebidas ou transmitidas a outras áreas. Isso é o contrário dos princípios da gestão por processos e da visão sistêmica.

A visão departamentalista, burocrática das organizações, abordagem considerada tradicional, deve dar espaço à gestão por processos. Os processos e as suas fases devem interagir entre si e com o ecossistema, transitando horizontalmente entre diversas áreas funcionais e nos diferentes níveis hierárquicos para gerar eficiência nos resultados.

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